Для чего нужна электронная подпись?

В ежедневной работе компаний сегодня активно используются электронные документы. Пришло время привыкать к электронно-цифровой подписи (дальше мы будем называть ее сокращенно – ЭЦП) при работе внутри предприятия. Это позволит с легкостью пользоваться ею при заключении сделок и договоренностей с партнерами. Без ЭЦП для торгов деятельность компании, скажем прямо, ограничена.

ЭЦП используется:

1. При согласовании договора. Когда подписывается согласование к договору, при большом количестве инстанций возможна путаница и ошибки. При СЭД (система электронного документооборота) для этих действий утверждена своя последовательность. Такой подход исключает ошибки. ЭЦП служит гарантией того, что в согласовании не произойдут изменения, и удостоверяет принадлежность подписи.

2. В самом популярном пока элементе внутреннего оборота документов – в служебных записках. Если раньше автор служебной записки вынужден был сам обходить нужных людей и собирать все подписи, то при электронном документообороте он может создать документ, подписать его электронной подписью, отправить руководителю и в любой момент отследить состояние дел по своему вопросу.

3. Для передачи документов между удаленными подразделениями компании. При использовании ЭЦП этот процесс упрощается – сокращается количество переводов из одного формата в другой. Достаточно просто создать электронный документ, подписать и выслать средствами системы.

4. На площадках электронных торгов. У каждой электронной подписи свои пределы использования. Подпись, подходящая для одной площадки, совсем не обязательно подойдет на другой. Подпись с расширенной областью применения можно использовать на нескольких торговых площадках. Бывают ЭЦП, пригодные только для одной торговой площадки.

Сокращение ЭЦП сейчас постепенно замещается на ЭП (электронная подпись). Оборот «электронно-цифровая подпись», по прогнозам, должен выйти из обихода, но это не может произойти за короткий отрезок времени.

by admin