Своевременное уничтожение документов: преимущества услуги

Грамотное ведение архива документации в любой организации подразумевает не только ее хранение и обработку, но и своевременное уничтожение. Далеко не все бумаги необходимо хранить постоянно, многие из них имеют конкретный срок хранения, ограниченный, например, пятью годами. После этого никакие проверяющие органы уже не могут затребовать у вас эти бумаги, и их хранение теряет актуальность. Поэтому сегодня становится популярной такая услуга, как профессиональное конфиденциальное уничтожение архива организации на этом сайте. Она имеет ряд преимуществ.

Во-первых, своевременно утилизируя устаревшие бумаги, вы освобождаете офисные площади, на которых они хранились. Если же хранение осуществлялось в специализированной архивной компании, вы будете платить за гораздо меньший объем документов. Сэкономите вы и на их обслуживании.

Во-вторых, хранение большого объёма материалов в бумажном виде может привести к нарушениям требований пожарной безопасности. Нередко бывает так, что условия хранения документов не соблюдаются, и они лежат просто в картонных коробках, что может затруднять перемещение людей. В этом случае освободить пространство, оставив только важные бумаги, необходимо.

В-третьих, при хранении значительного количества бумаг, часть из которых потеряла актуальность, затрудняется поиск нужных документов. А если вы не сможете предоставить те из них, которые затребуют налоговая или другие контролирующие органы во время проверки, то есть риск получить за это штраф. Хранение только актуальной документации значительно снижает такую вероятность.

Кроме того, многие документы, например, бухгалтерские или кадровые, могут содержать конфиденциальную информацию. Это могут быть и сведения, являющиеся коммерческой тайной, и персональные данные сотрудников, которые также охраняются законодательством. В связи с этим руководству компании необходимо позаботиться о том, чтобы эти данные не стали достоянием третьих лиц. Специализированные архивные компании гарантируют полностью конфиденциальное уничтожение бумаг, в результате которого восстановить содержавшиеся в них сведения будет невозможно. На протяжении всего процесса уничтожения может присутствовать представитель компании-заказчика.

Кстати, если для вашей компании важна экологическая составляющая деятельности, то вам стоит выбрать уничтожение документов при помощи промышленного шредера. Оставшуюся в этом случае бумагу вы сможете сдать в компанию, принимающую макулатуру. А значит, получить за нее некоторую сумму денег и сэкономить ещё и на этом.

by admin